Fernando Cajica
Alfonso Rueda


1.2. ELABORACION DE LOS PRESUPUESTOS DE INVERSION Y DE EXPLOTACION, Y ESTIMACION DE LOS BENEFICIOS DERIVADOS DEL PROGRAMA DE FORMACION
OBJETIVO:
Cuantificar:
1. Inversión
a. Preparación
b. Desarrollo
c. Mantenimiento.
2. Previsión de costes anuales.
3. Estimación de los beneficios
ASPECTOS A DESARROLLAR EN EL INFORME
1. Definición del contenido del programa y de sus elementos tecnológicos y metodológicos.
2. Análisis de fortalezas y debilidades de la formación en línea desde el punto de vista de la actividad empresarial y de sus resultados.
3. Elaboración del presupuesto de inversión para cinco años.
4. Elaboración del presupuesto de costes para cinco años.
5. Elaboración de la estimación de beneficios en el marco temporal de cinco años.


INFORME
Preámbulo.
Una vez analizada, con la Dirección General de Integration Services S. A., la coherencia general del proyecto de formación propuesto con la política estratégica de la empresa mediante la revisión de los objetivos estratégicos definidos, y una vez confirmado que sí es coherente en cuanto que, del contenido de las líneas principales de la política estratégica definidas por la Dirección General y que el Consejo de Administración aprobó, se deriva que el objetivo principal de la política estratégica de la empresa para los próximos cinco años es “la expansión de la actividad de la empresa mediante la consolidación de su presencia en los nuevos sectores en los que ésta ha empezado a operar , sobre la base de una mejora de la productividad y de la eficiencia en la utilización de recursos, e instrumentada en el uso cada vez mayor y mejor de las tecnologías digitales”, y además de haber determinado el enfoque que el programa debe adoptar, se ha trabajado en la cuantificación del programa de formación, tanto en términos de la inversión necesaria para su preparación, desarrollo y mantenimiento, como en la previsión de los costes anuales en los que se va a incurrir y de la estimación de los beneficios que se derivan de su realización, esto precedido en primer lugar de la definición con mayor concreción de los objetivos del programa de formación, su contenido, sus componentes técnicos y metodológicos, el perfil y el y el número de usuarios y de un análisis de las fortalezas y debilidades de la formación en línea desde el punto de vista de la actividad empresarial y de sus resultados.


1. Definición del contenido del programa y de sus elementos tecnológicos y metodológicos.
a. Naturaleza de la Empresa Integration Services S.A.
Integration Services S.A. es una empresa que pertenece al sector servicios y está dedicada a la prestación de servicios de valor añadido en materia de Integración económica, fusiones y adquisiciones de empresas. Tiene dos líneas de negocios:
La prestación de servicios de redes empresariales:
- Creación y gestión de relaciones económicas y comerciales.
- Asesoramiento en los procesos de disposición en red de los distintos componentes de la actividad empresarial.
La prestación de Servicios de concentración empresarial, focalizado en:
- Asesoramiento empresarial sobre fusiones y adquisiciones.
- Gestión de su ejecución.
- Gestión comercial de la actividad de la empresa.

b. Necesidades:
Después de la reunión con los directivos de sección y de analizar las necesidades formativas de los trabajadores de cara a la programación y presupuestación de las acciones de formación para el año siguiente se ha llegado a la conclusión que una de las necesidades urgentes al interior de la empresa es la actualización de conocimientos que se percibe de los trabajadores con especial intensidad en el caso de los técnicos de servicios.
c. Justificación.
La importante expansión anual de nuestra actividad hacia un número cada vez mayor de sectores y el acelerado ritmo de transformación de la actividad y las relaciones económicas actuales provocan un constante desface entre las capacidades cognitivas y de análisis del personal de los departamentos de redes empresarial y de integración económica y los requisitos asociados a la realización eficiente de sus tareas.
d. Responsable de la Propuesta:
Dirección de Recursos Humanos (Área de desarrollo profesional del personal).
e. Propuesta:
Reforzar e impulsar el uso de las tecnologías digitales en los programas de formación mediante la implantación de un sistema de e-learning.
f. Objetivos:
1.) Diseñar un programa interno de formación integrado en el sistema de gestión del conocimiento que permita reforzar e impulsar el uso de las tecnologías digitales en los programas de formación mediante la implantación de un sistema de e-learning
2.) Actualizar y renovar conocimientos sectoriales sobre el mercado.
3.) Adquirir y ejercitar la aplicación de instrumentos de análisis económico .
4.) Acumular experiencias individuales y/o grupales para poderlas difundir y compartir con el resto de los miembros del departamento y en su caso, del conjunto de la organización.
Para el cumplimiento de estos objetivos es necesario previamente identificar y definir los principales recursos empleados en el desarrollo de sistemas de e-learning y los productos que se derivan del proceso formativo así como sus atributos y características económicas básicas, bajo el presupuesto que la difusión del uso del e-learning como sistema de formación se determina especialmente por la creación de las condiciones necesarias por su viabilidad económica. Para ello es necesario conocer y discutir las propiedades económicas del proceso de producción del e-learning y saber aplicar los principales instrumentos disponibles para su gestión económica en la formación, que juega un papel crucial en la mejora de la productividad y en el crecimiento económico basado en la inversión y en el uso de las TIC, las cuales representan un gran potencial que permite extender la formación a un número mayor de usuarios, mejorar la habilidad de los trabajadores en el uso de las TIC e incrementar las competencias para la aplicación de la tecnología a sus tareas.
Igualmente se debe tener en cuenta en primer lugar, que lo que caracteriza a la producción de e-learning y la diferencia de otras formas de formación es que la dotación de recursos se concentra en tres tipologías principales de inversión:
El capital TIC: es la infraestructura de tecnologías de la información y la comunicación (hardware y software). Esta infraestructura permite almacenar, buscar, recuperar, copiar, filtrar, manipular, ver, transmitir y recibir información, traducidos en bienes infraestructurales materiales e inmateriales que tienen una serie de costos clasificados en: fijos, marginales, hundidos, directos medios e indirectos medios. Las TIC se caracterizan por ser una inversión de carácter transversal tanto para el proceso de producción como de formación y desarrollo de actividades administrativas y de gestión que generan cuatro clases de efectos: de escala, capacidad, flexibilidad en red y de transversalidad.El capital intangible: elementos complementarios a las TIC, desarrollo de aplicaciones tecnológicas, metodológicas y organizativas o la formación y actualización del personal docente y administrativo.
El factor humano: dotación del personal cualificado en competencias TIC, aplicación de tecnologías digitales y sus características económicas.
Y en segundo lugar se debe tener en cuenta, los productos del e-learning: el producto final es el usuario formado, que se genera a través de la dotación de dos importantes productos internos:
Un entorno virtual de formación o Aula Virtual, donde se desarrolla el proceso de formación y de servicios (autorización, docencia y documentación).
Una serie de recursos didácticos específicos que sirven a los usuarios de la formación como medio instrumental para completar su proceso de aprendizaje.
Los productos usuario de la formación: es el usuario materia prima del proceso que ha experimentado una transformación de sus habilidades y de su conocimiento, convirtiéndose en mercancia de conocimiento tácito y de bien de información.
g. Implantación de plataforma tecnológica (hacer un análisis de esta plataforma)
La presente oferta cubre los aspectos siguientes:
Campus virtual
  • Creación y adaptación del entorno virtual de aprendizaje para cubrir las necesidades del proyecto.
  • Creación de los elementos de diseño según las necesidades del cliente.
  • Implantación del nuevo diseño en la plataforma.
  • Formación para la administración de usuarios y aulas.
  • Contrato en ASP durante un año dimensionado para usuarios registrados.
Fases de implantación del proyecto
Recogida de requisitos (perfiles de usuarios, diseños preferidos)
Fase: semana 1
Adaptación e implantación de la plataforma
Fase: semana 1 y 2
Creación del diseño gráfico (1 propuesta gráfica)
Fase: semana 1
Implantación del diseño gráfico
Fase: semana 2
Adaptación de la herramienta de ejercicios con corrección automática (e-question)
Fase: semana 3
Formación a los administradores
Fase: semana 3
3) Resumen presupuestario
  • Módulos básicos

Recogida de requisitos (perfiles de usuarios, diseños preferidos) y adaptación e implantación de la plataforma
8.500 €


Creación del diseño gráfico (una adaptación gráfica sobre el diseño corporativo del cliente)
1.500 €


Implantación del diseño gráfico
2.000 €


Formación a los administradores. Incorporada en el precio de la plataforma
  • Módulos adicionales

Adaptación de la herramienta de ejercicios con corrección automática (e-question)
2.400 €
  • Contrato en ASP dimensionado para un número determinado de usuarios registrados
Existen dos factores de coste. Por un lado, el alta que hay que dar a todos los usuarios registrados y, por otro lado, el mantenimiento mensual y el soporte que hay que dar a estos mismos usuarios. Este último coste está en función del número de usuarios del que se disponga. En la medida en que éste crece, el coste es menor. Para realizar una propuesta que se ajuste a la realidad de los posibles usuarios de Integration Services, se han considerado los distintos volúmenes de usuarios y para valorar el coste, se han tenido en cuenta los niveles medios de usuarios en cada tramo posible.
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Núm. usuarios
Núm. medio usuarios
Nivel de concurrencia
Núm. máx. usuarios
Precio alta unit/ usuario adicional a los 250 (€)
Precio total alta (€)
Precio unit. mensual (€)
Precio total mensual (€)
Hasta 250
125
10%
13
Incluido en el
módulo básico
Mín. 1.200 €/mes
251-500
375
10%
38
12
1.500
4,9
1.838
501-1.000
750
10%
75
6
3.000
4,7
3.525


2. Análisis de fortalezas y debilidades de la formación en línea desde el punto de vista de la actividad empresarial y de sus resultados
· Fortalezas:
Desarrollar una plataforma tecnológica de aprendizaje electrónico, permitirá introducir cambios positivos en la empresa en pro de los logros de los objetivos estratégicos de las diferentes direcciones y áreas de la empresa implicadas en el proyecto de formación interna.
La empresa presenta una importante inversión acumulada en tecnologías digitales en los últimos años, con la adquisición de equipos informáticos y de telecomunicaciones, así como de software especializado para la gestión de la información para la toma de decisiones (SID, data warehouse, data mining), para la gestión económica (SGI), para la gestión interna de procesos (ERP) y el intercambio de información (networking), y para las relaciones con clientes y proveedores (CRM).
Igualmente se debe considerar como fortaleza el hecho de la empresa ha realizado una inversión importante y ha destinado esfuerzos a la adaptación de la organización y de los procesos de trabajo para conseguir un uso más eficiente de tecnologías. Además, la empresa lleva años desarrollando programas de formación interna para la capacitación específica del personal en distintos ámbitos de conocimiento y para el desarrollo y mejora de sus competencias. Estos programas han sido realizados por medio de metodologías tradicionales de enseñanza y aprendizaje basadas en el contacto personal entre formadores y usuarios.
Implantar un sistema de e-learning permitiría desarrollar un programa interno de formación, integrado en nuestro sistema de gestión del conocimiento, que permitiría actualizar y renovar conocimientos sectoriales sobre el mercado, adquirir y ejercitar la aplicación de análisis económicos y acumular experiencias individuales o grupales para poderlas difundir y compartir con el resto de los miembros del Departamento así como con el resto de los departamentos de la empresa.
Hay coherencia entre el proyecto de formación y las estrategias de la empresa.
La formación en e-learning, en el campo empresarial, ha sido evalúado como una forma de mejorar la competitividad y la innovación con una inversión menor al de la formación tradicional, generando además beneficios a mediano y largo plazo en la economía y en el conocimiento, en la calidad y en la cobertura. Reduce los costos de formación, facilita el cambio cultural, flexibilidad en los modos y contenidos, actualiza el conocimiento y es de proyección global.
La flexibilidad de la plataforma de e-learning para adaptar sus enseñanzas a las necesidades en cada momento de la empresa y de sus trabajadores, mediante un proceso de continua evaluación de la herramienta formativa.
· Debilidades:
Las decisiones de inversión en formación, dado el entorno de incertidumbre que caracteriza a este tipo de decisiones, se basa en el consenso, que la educación es siempre un beneficio.
El grado de intangibilidad que tienen los productos de la formación, en cuanto a su componente cualitativo, introduciendo dificultades significativas en su delimitación y medida y en el proceso de determinación de su precio y contenido a los usuarios potenciales.
La calidad de los servicios de formación depende en gran parte de la calidad de los usuarios.
Los factores productivos son muy heterogéneos e intangibles.

3. Elaboración del presupuesto de inversión para cinco años.
Recursos:

Plan de inversiones
Incluye todos aquellos recursos económicos que necesitamos para poner en marcha el proyecto e iniciar la actividad. Se consideran aquellos gastos realizados durante el mismo, que pueden ser activados en el balance.




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Inversiones
Año 0
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5







Consultoría y desarrollo e-learning
40.000 €





Personalización plataforma
12.000 €





Confección de cursos (creación y virtualización)
157.300 €
0 €











Equipos para procesos de información (ordenadores)
7.500 €

1.500 €

7.500 €

Mobiliario (mesas, sillas, etc.)
3.000 €

1.000 €

1.000 €















Total
219.800 €
0 €
2.500 €
0 €
8.500 €
0 €







Acumulado
219.800 €
219.800 €
222.300 €
222.300 €
230.800 €
230.800 €
Amortización

43.960 €
44.460 €
44.460 €
46.160 €
46.160 €

El plazo de amortización de las inversiones se ha establecido para un periodo de cinco años.
Estudio de viabilidad del proyecto de e-learning. Tabla previsión de ingresos y gastos
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Año 0
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Ingresos






Aportaciones presupuestarias
219.000 €
339.928 €
370.520 €
412.683 €
414.784 €
416.947 €
Total ingresos
219.000 €
339.928 €
370.520 €
412.683 €
414.784 €
416.947 €







Gastos






Gastos Fijos






Gastos de personal






Director ejecutivo

48.000 €
49.440 €
50.923 €
52.451 €
54.024 €
Secretaria

18.000 €
18.540 €
19.096 €
19.669 €
20.259 €
Otros

24.000 €
16.000 €
16.000 €
16.000 €
16.000 €
Tecnología






Alta de la plataforma

12.000 €




Gastos generales






Gestoría (contabilidad y nóminas)

4.000 €
4.000 €
4.000 €
4.000 €
4.000 €
Teléfono

3.000 €
3.000 €
3.000 €
3.000 €
3.000 €
Energías (agua, luz, etc.)

1.000 €
1.000 €
1.000 €
1.000 €
1.000 €
Viajes y dietas

10.000 €
10.000 €
10.000 €
10.000 €
10.000 €
Total gastos fijos

120.000 €
101.980 €
104.019 €
106.120 €
108.283 €







Gastos variables






Tecnología






Alquiler de la plataforma (ASP)

31.128 €
51.600 €
67.080 €
67.080 €
67.080 €
Gastos impartición cursos






Gestión académica y autorización

16.000 €
35.500 €
42.000 €
42.000 €
42.000 €
Gastos gestión del entorno






Gestión del entorno

172.800 €
181.440 €
199.584 €
199.584 €
199.584 €
Total gastos variables

219.928 €
268.540 €
308.664 €
308.664 €
308.664 €
Total gastos

339.928 €
370.520 €
412.683 €
414.784 €
416.947 €







Número de alumnos (cinco cursos)

320
710
840


Eficacia en costes

1.062,3
521,9
491,3